Schiavi delle email

ATTUALITÀ – Portarsi il lavoro a casa è uno dei peggiori effetti collaterali di una vita iper-connessa. Email, SMS, chat di Slack e conversazioni Skype che ci inseguono dopo l’orario d’ufficio, o semplicemente a qualsiasi ora se lavoriamo come freelance. Il che si traduce con non staccare mai davvero dal lavoro, convinti che rispondere fuori orario ed essere sempre disponibili siano prerogative fondamentali per essere considerati dei “bravi professionisti” e che questo esserci 24 ore su 24 renda più competitivi.

Anche per questo l’arrivo del droit à la déconnexion francese, letteralmente il diritto a disconnettersi scattato in Francia con il 1 gennaio 2017, è stato accolto con un gran favore. Le aziende (per ora solo quelle con più di 50 dipendenti) dovranno negoziare con i loro dipendenti le attività digitali oltre l’orario di lavoro. Ovvero chiamare le cose con il loro nome, retribuendo una reperibilità o simili quando chiedono ai dipendenti di lavorare fuori orario.

Si tratta di una decisione storica se pensiamo a quanto è cambiato e ancora sta cambiando il lavoro. Le email sono uno strumento fondamentale che ognuno di noi vive in modo diverso, ma è già stato dimostrato che controllare la casella di posta con minor frequenza ci fa sentire meno sotto pressione. Sapere di dover essere disponibili anche fuori orario, di fatto, toglie invece la possibilità di separare i momenti di lavoro dalla vita privata, dunque di ricaricarsi davvero, con conseguenze sia sul benessere sia sulla resa professionale.

Un sondaggio recente su quasi 370 persone, per esempio, ha mostrato che chi ha più aspettative dalla carriera controlla la casella di posta anche nel fine settimana o durante le vacanze, mentre chi è più “pratico” e affronta la vita professionale con maggior rilassatezza lo fa molto meno. Coloro che ricoprono una posizione di alto livello, per esempio manageriale, tendono a considerare le email una stressante perdita di tempo.

Un altro sondaggio, pubblicato all’inizio del 2016, ha coinvolto 2000 persone in tutto il Regno Unito per capire quali sono i fattori più importanti che determinano il rapporto con le email (e la pressione che ci mettono). Gli scienziati hanno scoperto che il problema della posta elettronica sta nel modo in cui la gestiamo. Praticamente metà degli intervistati usava le notifiche push mentre il 62% teneva la casella di posta aperta per tutta la durata dell’orario di lavoro.

Lo psicologo Richard MacKinnon, tra i ricercatori che hanno lavorato all’indagine, ha commentato: “Il nostro studio mostra che le email sono un’arma a doppio taglio. Possono essere uno strumento di comunicazione valido ma è ovvio che sono una fonte di stress e frustrazione per molti di noi. Le persone che hanno detto di trovarle molto utili erano anche quelle alle quali le email mettevano più pressione! Ma le abitudini che sviluppiamo e le reazioni emotive che abbiamo di fronte ai messaggi – e alle regole non scritte sulle email – si combinano in una fonte tossica di stress, che può avere effetti negativi sul nostro benessere e sulla produttività”.

Esattamente come molti si innamorano delle applicazioni per organizzarsi e altri trovano ancora conforto nei post-it e nell’agenda di carta, non c’è una soluzione unica per gestire le email evitando di stressarsi. Ognuno di noi è diverso per personalità, ma anche per il modo di lavorare e per come bilancia la vita privata con quella professionale. Marcus Butts e i colleghi della University of Texas at Arlington hanno quantificato l’impatto delle comunicazioni fuori orario mantenendo al centro della loro indagine proprio questo aspetto. Hanno scoperto che quasi nessuno prende bene email, chiamate e messaggi fuori orario, ma a risentirne di più sono le persone che vorrebbero mantenere una distanza netta tra vita privata e lavoro.

Una separazione legittima ma sempre più difficile da operare, lo dimostrano tutti coloro che cercano su Google “dovrei accettare la richiesta di amicizia del mio capo su Facebook? Se lo rifiuto si offenderà? Devo accettarlo su LinkedIn?”. Sono molti i canali tra i quali si deve fare slalom per riuscire davvero a separare l’aspetto professionale da quello personale, il che può diventare ancora più stressante e difficile se capo e colleghi vi scrivono su Facebook Messenger, ma vi spaventa l’idea di chiedergli di spostare le comunicazioni su un canale più appropriato.

Secondo Emma Russell, psicologa del lavoro alla Kingston Business School della Kingston University, i nostri “peccati capitali” delle email si possono riassumere in sette comportamenti negativi che andrebbero corretti al più presto.

1) Ping pong: continuare le conversazioni all’infinito creando lunghe catene
2) Mandare email fuori orario di lavoro
3) Mandarle quando si è in compagnia
4) Ignorarle al 100%
5) Richiedere al destinatario una conferma dopo la ricezione dell’email
6) Rispondere istantaneamente
7) Impostare la risposta automatica

“Ai tempi del dial-up, quando andare online aveva un costo, la maggior parte delle persone controllava le email forse una volta al giorno e spesso rispondeva appena aveva letto. Ora, con la banda larga e il 3G, a qualsiasi ora del giorno e della notte il tuo smartphone può ricevere un numero infinito di messaggi”, commenta Russell in un’intervista.

Rispondere alle email fuori orario, Russell è d’accordo, mette molta pressione sui lavoratori, che si sentono obbligati a essere sempre a disposizione e pensano di fare brutta figura se non rispondono, ma non si sognerebbero mai di dire “non sto lavorando” se contattati fuori orario (dunque, di fatto, quando gli viene chiesto di lavorare gratis). È proprio da questa costante pressione, per le email ma non solo, che nasce la sindrome della vibrazione fantasma, ovvero il sentir vibrare lo smartphone anche quando non lo sta facendo davvero. “Ci sono anche persone che sentono il bisogno di avere sempre in mano il cellulare anche quando non sono alla scrivania, per mantenersi costantemente a portata di email”, dice Russell.

Comunque sia, alcuni consigli generici possono essere un buon punto di partenza per lavorare meglio e con meno stress. Per esempio togliere le notifiche push e non controllare le email molto presto al mattino (o molto tardi la sera) quando pochi lavorano e si stanno godendo proprio le ore in cui non ricevono email. O ancora, pianificare la giornata dando la priorità agli impegni già presi, senza farli cadere in secondo piano per far spazio alle priorità degli altri.

Trovare un equilibrio è difficile perché ciò che funziona per il mittente potrebbe non funzionare per il destinatario. Il che richiede, quando possibile, di ricorrere a una tecnica molto meno tecnologica ma in questi casi molto utile: un dialogo onesto con colleghi di lavoro e capi, per trovare un compromesso che funzioni bene per tutto il gruppo di lavoro. È probabile che ognuno di noi si ritrovi in più di uno dei sette peccati delle mail di Emma Russell.

@Eleonoraseeing

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